Tên email là tiêu chí đánh giá đầu tiên mà bạn cần lưu ý trước khi bắt tay vào viết mail xin việc. Việc tên email của bạn gửi đến hòm thư nhà tuyển dụng sẽ phản ánh được bạn có thích hợp với công việc đó hay không. Email không giống số điện thoại, vì email là do chính bạn chọn nên hãy chọn một cách thông minh. Hãy tạo cho mình email bằng chính tên của bạn hoặc công việc liên quan đến việc bạn ứng tuyển.

Bạn nên thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc của mình khi chọn tên email, đừng sử dụng những email kiểu [email protected] hay [email protected]… mà hãy sử dụng những email có bao hàm họ tên của bạn, ngoài ra bạn có thể thêm các phần mở rộng khiến bạn tự hào như lĩnh vực chuyên môn, trường đại học, quê quán…

Một vài ví dụ về tên email chuyên nghiệp:

• [email protected]
• [email protected]
• [email protected]

Đây là một trong những lỗi khá phổ biến mà nhà tuyển dụng đưa ra. Có thể là do bạn hồi hộp đến mức bạn quên ghi tiêu đề hoặc có thể bạn không có kinh nghiệm viết email. Hãy nhớ rằng đừng bỏ trống bất kì mục nào khi viết email. Tiêu đề email là phần quan trọng của CV gửi kèm theo, nó sẽ thông báo cho nhà tuyển dụng nội dung đó gửi với mục đích gì.

Mỗi ngày nhà tuyển dụng sẽ nhận được hàng trăm email, chính vì vậy nếu bạn không ghi rõ tiêu đề thì họ sẵn sàng bỏ qua email đó mà không cần biết nó được gửi đến từ ai. Thêm một điều nữa là bạn cũng đừng có viết sai chính tả tiêu đề nhé!

Có những bạn gửi email CV kèm theo và mặc nhiên để trống phần nội dung còn lại. Hãy nên nhớ rằng, dù bạn đã ghi đầy đủ nội dung trong CV đính kèm thì hãy viết vài dòng ngắn gọn, giới thiệu bản thân, lời chào nhà tuyển dụng và cảm ơn họ vì đọc được email này.

Có thể nội dung đó sẽ giúp cho nhà tuyển dụng hồi âm lại cho bạn sớm hơn bất kì người nào khác. Lưu ý là phần nội dung nên viết ngắn gọn, rõ ràng, trong phần này cần nên rõ lại tên của bạn là gì, vì sao bạn viết email này, vậy là xong!.

Khi bạn đã gửi email đến nhà tuyển dụng, hãy luôn kiểm tra hộp thư đến của mình ít nhất 3 ngày một lần, để kịp thời nắm bắt những thông tin mới nhất. Kịp thời xác nhận thư đến và phản hồi theo cách thức phù hợp.

Phản hồi các email đến một cách hợp lý và nhanh chóng là việc làm quan trọng. Bạn nên xác nhận rằng mình đã nhận được thư, ngay cả khi nội dung thư đến không cần câu trả lời. Nếu có thể, hãy phản hồi trong vòng tối đa 24 - 48 giờ sau khi nhận được email.

Bạn nên loại bỏ những câu chuyện cười và các biểu tượng cảm xúc ra khỏi các email gửi đến nhà tuyển dụng tiềm năng. Bạn cần chứng minh rằng mình rất nghiêm túc với cơ hội việc làm này. Hãy nhận ra rằng đâyy không phải trò chuyện bằng messenger hay zalo với nhà tuyển dụng mà là email. Việc bạn dùng emotion trong email sẽ trở nên phản tác dụng vì nhà tuyển dụng sẽ không hiểu những kí tự: :v; =]]; (y),... nó có một nghĩa gì.

Điều này khiến email của bạn trở nên phản cảm và vô duyên, nhà tuyển dụng sẽ thấy họ bị xúc phạm và họ không muốn phí thời gian với một cậu bé, cô bé chưa có gì ngoài sự hài hước. Tốt nhất là không đụng đến bất kỳ biểu tượng cảm xúc hay câu từ thân mật, thiếu chuyên nghiệp nào cả, vì bạn sẽ không lường trước được phản ứng của người nhận.

Viết email cũng giống như làm một bài tập làm văn, mặc dù có những cụm từ sẽ lặp lại khá nhiều nhưng tuyệt đối bạn không được viết tắt, để tránh việc nhà tuyển dụng không hiểu bạn đang nói vấn đề gì. Hãy viết tắt nếu bạn chắc chắn rằng đó là thuật ngữ chuyên ngành, những cụm từ phổ thông được công nhận,... Bạn cần phải cho thấy một hình ảnh hết sức chuyên nghiệp và tập trung vào nhiệm vụ trước mắt là cố gắng giành lấy công việc.

Bên cạnh đó, cần phải nhớ đến khả năng là nhà tuyển dụng tiềm năng không hiểu được các tiếng lóng, đặc biệt khi họ không rành rẽ và hiểu biết nhiều về internet. Đừng dại dột viết tắt theo cách nghĩ của bạn mà phá hỏng một CV hoàn hảo.

Thường thì CV là dạng file word hoặc pdf đính kèm theo trong mỗi email, đừng dại dột copy chúng vào phần nội dung nếu nhà tuyển dụng không yêu cầu gì khác. Điều đó sẽ khiến CV của bạn bị loại ngay mà còn bị đánh giá thiếu chuyên nghiệp.

Hãy kiểm tra kĩ sau khi viết tiêu đề, viết lời chào hỏi thì bạn đã đính kèm file chưa, có thể bạn sẽ quên. Hãy luôn kiểm tra thật kĩ trước khi nhấn nút gửi đi bạn nhé.

Lỗi đặt tên file CV đầu tiên phải kể đến là việc ứng viên đặt các tên file CV kiểu rất chung chung như CV xin việc, CV kế toán, CV lễ tân… Những tên file CV kiểu này gây cho nhà tuyển dụng cực kỳ khó khăn trong việc tìm và phân loại hồ sơ.

Thông thường thì các nhà tuyển dụng bằng email sẽ có file hướng dẫn đặt tên CV file của bạn. Tuy nhiên, không hẳn là bất kì đâu cũng thế. Chính vì vậy bạn hãy nắm nguyên tắc này để đặt tên CV cho mình nhé: [TÊN BẠN] – [VỊ TRÍ ỨNG TUYỂN].

Lỗi chính tả làm CV của bạn kém chuyên nghiệp thậm chí là thiếu tôn trọng vì Nhà tuyển dụng sẽ cho rằng bạn quá cẩu thả và không xem trọng công việc đang ứng tuyển.

Đừng viết hoa toàn bộ nội dung, vì cách trình bày email này tạo ấn tượng như bạn đang hét lên. Email là một công cụ mang tính cá nhân, mặc dù nó có tác dụng tốt để giao tiếp. Một nhà tuyển dụng tiềm năng, sẽ không khi nào muốn gặp bạn, nếu họ nghĩ rằng bạn đang la hét hoặc ra vẻ hạ cố với họ khi viết thư bằng rất nhiều chữ in hoa.