Việc phải đối mặt với nhiều công việc, thông tin đòi hỏi người thư ký cần có nghiệp vụ, chuyên môn tốt. Thư ký phải thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn liên quan đến kế toán, tài chính, nhân sự, nghiệp vụ văn thư, kỹ năng ghi chép biên bản, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu dựa trên yêu cầu cấp trên đưa ra… Đồng thời họ phải có kỹ năng truyền đạt, giải thích vấn đề, tham vấn và chỉ đạo để làm việc với các bộ phận cấp dưới.

Phải làm nhiều đầu việc khác nhau như sắp xếp và quản lý; tiếp nhận và xử lý thông tin; đón tiếp khách hàng; sắp xếp chuyến đi công tác;… nên công việc thư ký đòi hỏi kỹ năng nghiệp vụ tốt để đảm nhiệm các công việc thật chu đáo.

Trong thời buổi hội nhập kinh tế hiện nay, thị trường không ngừng thay đổi, tạo ra một áp lực cho nhà quản lý phải đối phó với các vấn đề muôn hình vạn trạng và thường là trong tình thế khẩn trương. Trong quá trình làm việc sẽ có hàng trăm ngàn tình huống phát sinh. Thư ký cần biết cách giải quyết vấn đề sao cho đơn giản, hợp tình, hợp lý. Để có được kỹ năng này, thư ký cần rèn luyện và có cơ hội cọ xát nhiều.

Khả năng phân tích là rất quan trọng đối với một nhân viên thư ký. Bởi trong một số trường hợp nhất định, thư ký sẽ thay mặt sếp giải quyết công việc. Người thư ký cần có khả năng phân tích vấn đề, xác định đâu là điểm mấu chốt để đưa ra các quyết định giải quyết công việc phù hợp. Một nhân viên thư ký giỏi phải có khả năng hỗ trợ sếp tối đa trong công việc.

Giao tiếp là một trong những kỹ năng quan trọng mà một thư ký cần phải có. Vị trí thư ký hiện nay không chỉ thực hiện các công việc trong văn phòng mà còn là cánh tay đắc lực của cấp trên trong việc gặp gỡ, trao đổi với đối tác. Bởi vậy, bạn cần có khả năng giao tiếp tốt, ngoại giao tốt, đàm phán, ứng xử linh hoạt và khéo léo.

Vì lẽ đó mà thư ký phải có khả năng giao tiếp, đàm phán, xử lý tình huống khẩn cấp linh động, khéo léo. Bạn cần xây dựng cho mình hình tượng lịch sự, cư xử thông minh và biết tự kiềm chế cảm xúc của mình. Ngoài ra, bạn nên trang bị cho bản thân kiến thức về xã hội, khả năng ngoại ngữ cùng phong thái tự tin khi giao tiếp. Để làm một thư ký giỏi bạn cũng cần biết xử sự lịch sự, hòa đồng với mọi người. Mức độ hiểu biết về xã hội và khả năng thích ứng nhanh trong mọi hoàn cảnh cũng là yếu tố cần thiết.

Là một nhân viên thư ký văn phòng bạn cần có khả năng phân tích, lên kế hoạch, sắp xếp công việc hỗ trợ cấp trên. Với hàng trăm công việc cần xử lý mỗi ngày, thư ký sẽ không thể đảm đương nổi nếu như không biết cách sắp xếp phù hợp. Do vậy, kỹ năng sắp xếp công việc cực kỳ cần thiết cho thư ký.

Thư ký cần có khả năng phân tích, lập kế hoạch công việc cho lãnh đạo cụ thể, hợp lý. Ngoài ra, bạn cũng cần có trí nhớ tốt và khả năng quản lý quỹ thời gian phù hợp giúp lãnh đạo giải quyết công việc tối ưu nhất. Với một vài nhiệm vụ, thư ký cần biết cách sắp xếp và hợp tác với các bộ phận khác, sắp xếp và phân bổ thời gian khoa học, hợp lý để hoàn thành công việc. Để làm được điều này, người thư ký luôn cần nỗ lực học hỏi và tìm hiểu đặc thù, tính chất công việc, ngành nghề hoạt động của công ty.

Đây chắc chắn là một kỹ năng không thể thiếu của một thư ký văn phòng. Bởi, tính chất công việc của thư ký văn phòng yêu cầu họ phải sử dụng máy tính và các thiết bị văn phòng thường xuyên.

Tin học văn phòng giúp thư ký soạn thảo, lưu trữ hồ sơ trên máy tính dễ dàng hơn. Đối với một nhân viên thư ký bạn không nhất thiết phải giỏi các kỹ năng về máy tính. Tuy nhiên, bạn cũng cần nắm được cơ bản sử dụng Word, Excel, powerpoint để soạn thảo văn bản, làm hợp đồng, thuyết trình, lập hồ sơ. Nếu như trong thời đại này mà những kỹ năng cơ bản như trên mà bạn còn chưa nắm được thì khả năng tuyển dụng của bạn sẽ rất thấp. Để tránh việc lúng túng trong việc sử dụng máy tính khiến giám đốc, đồng nghiệp đánh giá thấp khả năng làm việc, bạn nên trang bị cho mình kiến thức tối thiểu trong việc sử dụng máy tính.

Kỹ năng này bao gồm việc lập kế hoạch, lên lịch trình, tổ chức các công việc cá nhân, điều hành doanh nghiệp. Tuy nhiên, với một nhân viên thư ký thì bạn sẽ cần biết tổ chức, phối hợp tốt với các phòng ban trong công tác quản lý.

Thư ký cần phải thực hiện các công việc sắp xếp lịch công tác, lịch họp và lịch làm việc một cách khoa học, hợp lý cho cấp trên; tổ chức hội ý lắng nghe các bộ phận hoặc cán bộ báo cáo trực tiếp sau đó ghi vào biên bản chuyển lên cho cấp trên và ghi lại ý kiến của các cấp quản lý, ban lãnh đạo và chuyển thông tin xuống các đơn vị hoặc cá nhân có liên quan.

Có tư duy logic, khả năng phán đoán và linh hoạt trong quá trình làm việc. Biết sắp xếp quản lý thời gian, lên lịch trình công việc và phân bổ thời gian hợp lý.

Không có nghĩa là bạn toàn quyền quyết định mọi công việc trong công ty nhưng nếu gặp những trường hợp cần thiết bạn cũng có thể giải quyết được vấn đề. Hoặc khi sếp đi vắng bạn cũng phải có khả năng xử lý những rắc rối như lùi lịch hẹn, khất nợ, thoả thuận một hợp đồng mới… Nếu không thì bạn cũng phải biết hướng được các công việc sang một hướng có lợi cho công ty của bạn.

Thư ký văn phòng là cánh tay phải của sếp trong việc cho, nhận và xử lý thông tin nên khi tuyển nhân sự, các nhà tuyển dụng luôn cần một thư ký văn phòng nhạy bén, có thể khéo léo xử lý tất cả những sự kiện liên quan. Ví dụ như bạn phải biết được thông tin nào là đáng quan trọng trong một hợp đồng mới của công ty.

Thư ký văn phòng đôi khi sẽ phải đối mặt với các tình huống khẩn cấp và quản lý nhiều công việc đồng thời. Kỹ năng làm việc độc lập giúp họ tự tin đưa ra quyết định và thực hiện các nhiệm vụ một cách chủ động, giảm thiểu sự phụ thuộc vào người khác.

Việc đối mặt với áp lực sẽ khiến mỗi người có một thái độ và cảm xúc khác nhau. Kỹ năng chịu áp lực yêu cầu bạn gọi tên chính xác suy nghĩ mà mình đang có để đưa ra hướng giải quyết phù hợp.

Khả năng chịu áp lực công việc tốt là một yêu cầu không thể thiếu đối với bất kỳ vị trí nào, thư ký văn phòng không nằm ngoại lệ. Kỹ năng này giúp cho thư ký văn phòng có thể đảm bảo việc thực hiện tốt các công việc được giao, ngay cả trong các giai đoạn có tần suất, khối lượng công việc dày đặc.

Kỹ năng quan sát là khả năng nhìn nhận, phân tích sự vật, hiện tượng trong môi trường xung quanh để có kết luận chính xác về một vấn đề, tình huống nào đó. Đây là một kỹ năng quan trọng và cần thiết trong nhiều ngành nghề và cuộc sống hằng ngày của con người, trong đó có nghề thư ký.

Kỹ năng quan sát đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu đối với một thư ký văn phòng. Kỹ năng này giúp thư ký nhận biết các vấn đề hay lỗi sai tiềm ẩn một cách kịp thời. Bên cạnh đó, kỹ năng quan sát tốt giúp thư ký hiểu rõ nhu cầu và mong đợi của cấp trên, đồng nghiệp, và khách hàng để có cách hành xử phù hợp.

Kiến thức xã hội, tự nhiên… rất quan trọng đối với một thư ký văn phòng. Có thể khi tuyển dụng, người ta không yêu cầu bạn phải am hiểu về bóng đá, thể thao , môi trường… nhưng trong một phút bất chợt nào đó, sếp của bạn cũng có thể “cắc cớ”: “World Cup 2010 diễn ra ở đâu nhỉ?” hoặc như “thú có túi sống ở châu lục nào là nhiều?” Và nếu bạn không biết thì cái ngớ người lắc đầu của bạn sẽ nhen nhóm sự thất vọng trong lòng ông ta.

Môi trường làm việc năng động ngày nay đòi hỏi một người thư ký văn phòng luôn phải thành thạo nhiều kỹ năng, đồng thời đây cũng là vị trí cho phép bạn học hỏi được nhiều kiến thức đa dạng từ nhiều công việc. Ngoài các kỹ năng căn bản nghề nghiệp hoặc kỹ năng mềm thì các bạn nên trang bị cho mình những kỹ năng trên thật tốt để bạn có thể trở thành một cánh tay đặc lực cho người giám đốc của mình.