Đối với tất cả mọi công việc đều như vậy, trước khi làm việc, bạn đều lưu ý đến sự chuẩn bị. Sự chuẩn bị có hoàn chỉnh thì mọi dự định và công việc sau này mới có thể suôn sẻ. Xét về góc độ chuyên môn, nếu kinh doanh mà không chuẩn bị kĩ lưỡng thì người chủ sẽ gặp rất nhiều những khó khăn, thử thách khó có thể giải quyết.

Vậy đối với việc mở quán cà phê, chúng ta phải chuẩn bị hoàn hảo những gì? Trước hết, bạn phải chuẩn bị tâm lý rằng mình sẽ đương đầu với một công việc được đánh giá là khó khăn hiện nay: kinh doanh. Khi bắt tay vào kinh doanh dịch vụ, đặc biệt là quán cà phê, bạn luôn phải chuẩn bị tâm lý vững vàng đối với tất cả mọi vấn đề tiêu cực: thua lỗ trong doanh thu, nhân viên gặp vấn đề trong cư xử với khách hàng, cơ sở vật chất xuống cấp hay thậm chí là bị chơi xấu bởi những đơn vị đối thủ,...

Thứ hai, một trong những điều kiện quan trọng nhất đó là chuẩn bị vốn. Vốn tự có hay vốn đi vay đều có thể dùng được. Tuy nhiên, vấn đề ở đây chính là bạn phải chuẩn bị vốn trong mọi trường hợp đề phòng. Nếu quán bạn đang kinh doanh bình thường, chẳng may một ngày đẹp trời, cơ sở vật chất đi xuống hoặc có những xu hướng mới, buộc bạn phải chi tiền cập nhật nếu muốn quán phát triển hơn.

Một điều nữa là lựa chọn người đồng hành. Kể cả bạn một mình làm chủ hoặc kinh doanh chung với bạn bè, người thân thì người đồng hành đóng vai trò quan trọng. Nếu kinh doanh một mình thì bạn nên tham khảo ý kiến của những người xung quanh có chuyên môn. Ví dụ anh A có làm kiến trúc sư - tham khảo về cách bài trí không gian quán; chị B làm marketing - tham khảo về cách quảng cáo,... Còn nếu kinh doanh chung với bạn bè hoặc người thân, mọi người trong team nên bàn bạc kĩ lưỡng mọi vấn đề.

Mọi việc từ nhỏ đến lớn đều cần có những kế hoạch cho riêng nó. Kinh doanh quán cà phê cũng vậy, bạn cần phải có những kế hoạch ngay cả trước và sau khi khai trương quán.

Khi đã có ý định mở quán, bạn nên lập một bản kế hoạch chi tiết những việc cần làm. Trong bản kế hoạch đó nên làm rõ: cần chuẩn bị những gì, vốn bao nhiêu, kinh doanh những loại đồ uống gì, hình thức giải trí thế nào, xây dựng không gian quán ra sao, chiến lược quảng cáo thu hút khách hàng sao cho hiệu quả, đối đầu với rủi ro gì,... Bản kế hoạch càng chi tiết thì việc hành động sẽ dễ dàng hơn.

Sau khi quán cà phê của bạn đã đi vào hoạt động, bản kế hoạch kinh doanh hàng tháng, hàng quý, hàng năm vẫn là điều hết sức cần thiết. Muốn cho hoạt động kinh doanh dịch vụ của mình tốt và phát triển, người làm kinh doanh phải luôn biết cập nhật xu thế giới trẻ, luôn làm mới theo hướng tích cực. Mà muốn thay đổi thường xuyên một cách hiệu quả thì bản kế hoạch rõ ràng vẫn là điều cần thiết đầu tiên.

Bạn muốn kinh doanh quán cà phê theo hình thức nào? Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc thiết kế không gian quán cà phê của chính bạn. Trong thời buổi như hiện nay, khách hàng đến với quán cà phê không chỉ đơn thuần là thưởng thức đồ uống mà họ còn thưởng thức không gian của quán. Một điều gần đấy chúng ta nhận thấy rõ ràng chính là những quán có không gian đẹp, ấn tượng thì sẽ hút khách hơn những quán đầu tư sơ sài về không gian. Vậy, việc thiết kế không gian riêng biệt cho quán cà phê của bạn là điều rất quan trọng.

Muốn làm được điều đó, trước hết bạn phải xác định được phong cách bạn muốn quán của mình hướng đến là gì. Một số concept cà phê được yêu thích như: hoài cổ; sang trọng, tinh tế; dễ thương; vườn tược,... Tùy vào phong cách bạn định hướng cho quán, bạn sẽ chọn được mặt bằng thích hợp, sau đó là cách thiết kế, trang trí bên trong của quán. Không gian quán cà phê là một trong những yếu tố chính thu hút và giữ chân khách. Vì vậy, các chủ quán luôn phải chú trọng và đầu tư nhé.

Việc xây dựng một menu thật ấn tượng và phù hợp là điều quan trọng bậc nhất, điều đáng lưu ý nhất mà các chủ quán cần làm. Đến quán cà phê, thực khách không thể nào chỉ ngồi ngắm, thưởng thức không gian hay đơn thuần tham gia các hoạt đồng giải trí của quán (nếu có) mà họ cần được thưởng thức một ly đồ uống ngon, mát và phù hợp với mỗi người.

Điểm cốt yếu đầu tiên là quán cà phê của bạn phải có một menu đa dạng và phong phú. Đến với quán cà phê thì các thực khách đều có những nhu cầu và sở thích ăn uống khách nhau. Có người thích uống cà phê nhưng có người chỉ uống được nước ép hoặc trà sữa,... Bởi thế, muốn quán cà phê "đắt khách", bạn phải biết cách xây dựng một menu đa dạng, phong phú với nhiều loại đồ uống khác nhau. Hơn nữa, các thức uống cần được trình bày bắt mắt theo phong cách riêng của quán và phải đảm bảo chất lượng thơm ngon, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm là điều cần thiết trước hết.

Không chỉ thế, việc chú tâm vào những thức uống thường hay được gọi là "best seller" là điều cần thiệt nếu bạn muốn khách có ấn tượng sâu sắc với quán hoặc muốn quán cà phê của mình tạo ra những điểm khác biệt trong hương vị thức uống. Ngoài ra, bạn nên xem xét để thêm những món ăn nhẹ vào menu đồ uống của mình một cách tinh tế. Hiện nay, những loại bánh ngọt, bánh mì hay các món ăn vặt như khô gà, khô bò, snack được các quán rất ưa chuộng.

"Muốn đi nhanh hãy đi một mình, muốn đi xa hãy đi cùng nhau" - Đây là một nguyên tắc mà một tập thể luôn phải ghi nhớ.

Bạn là người xây dựng nên quán nhưng nhân viên mới là bộ mặt của quán cà phê, việc đào tạo đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp là việc bạn luôn phải chú ý nếu muốn quán của mình giữ được ấn tượng tốt trong lòng khách. Vì vậy hãy trang bị cho nhân viên những kiến thức cơ bản nhất để chăm sóc khách hàng. Có một số nguyên tắc bạn cần trang bị cho nhân viên của mình để nâng cao hình ảnh của cửa hàng, ví dụ như: tươi cười chào khách hàng khi khách bước vào quán, tham khảo ý kiến của khách hàng và lựa chọn chỗ ngồi cho khách phù hợp, tư vấn đồ uống có trong menu cho khách, luôn tươi cười niềm nở đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tham khảo đánh giá của khách hàng về chất lượng đồ uống… Một điểm lưu ý nữa là các nhân viên luôn phải giữ thái độ chừng mực và linh hoạt giải quyết khi có những phản ứng và hành vi tiêu cực của khách hàng.

Tuy nhiên để nhân viên có thể thực hiện được những điều đó, bạn cần phải là người đầu tiên thể hiện được sự chuyên nghiệp trong phục vụ khách hàng, tạo cho mình những thói quen tốt để nhân viên khâm phục tác phong chăm sóc khách của bạn. Có như vậy nhân viên sẽ luôn mang đến dịch vụ chăm khách hàng trong quán tốt nhất.

Để giữ chân và thu hút khách hàng, việc cung cấp các hoạt động giải trí trong quán cũng là một trong những xu hướng mới. Có rất nhiều hình thức giải trí đa dạng cho quán cà phê để bạn lựa chọn.

• Đấu tiên là cafe nhạc. Tùy thuộc vào quy mô bạn có thể thực hiện để đầu tư 1 dàn âm thanh và cho khách hàng tự giao lưu ca nhạc khi có nhu cầu hoặc tổ chức các đêm nhạc theo định kì và mời các ban nhạc bán chuyên, hoặc thậm chí là bạn bè của mình đến biểu diễn.
• Gợi ý thứ hai là Cafe sách. Với cafe sách, bạn có thể chỉ cần đầu tư 1 giá sách với những cuốn sách giải trí mà bạn cho là phù hợp nhất với khách hàng của mình. Nếu muốn đầu tư một quán cafe sách chuyên nghiệp hơn, bạn nên cẩn thận trong việc tìm và phân chia cách thể loại sạch sao cho đang dạng và thiết kế không gian đọc sách cho phù hợp với các đối tượng khách hàng.
• Cafe boardgame là một xu thế mới rất hấp dẫn đối với giới trẻ. Các trò chơi boardgame trong quán cũng rất đa dạng, từ chơi bài, cá ngựa với rút gỗ, cờ tỉ phú … Bạn nên thiết kế quán với ghế ngồi thoải mái để khách có thể ngồi lâu và hoạt động dễ dàng. Ngồi bệt cũng là 1 ý tưởng hay cho café board game, ngồi bệt trong một không gian rộng lớn để quây quần các hội nhóm cùng nhau chơi boardgame là một điều tuyệt vời.

Ngoài ra, còn có một số loại hình cafe theo dạng câu lạc bộ. Các quán café tiêu biểu: Cafe tiếng anh, café phượt, café mèo, café bài tarot, cafe cá koi. Điểm đặc trưng của loại hình cà phê này thường chủ quán phải có điểm mạnh và niềm đam mê với loại hình mà mình kinh doanh. Các quán café này dễ tạo được danh tiếng trong cộng đồng từ đó thu được lượng khách quen trung thành và ổn định.

Việc đầu tư thêm các hoạt động giải trí cho quán cà phê khá là tốn kém và mất thời gian. Nhưng nếu các bạn đầu tư bài bản được phần việc này thì doanh thu và lợi nhuận của quán thu lại là con số khá lớn.

Quảng cáo là yếu tố quyết định sinh tử trong kinh doanh, không có nó thì chỉ có bại. Phải PR và làm mạnh ngay từ lúc quán chuẩn bị khai trương. Có một số gợi ý cho việc quảng cáo quán cà phê của bạn như sau:

Trước hết, bạn nên tận dụng hết tất cả ưu thế của các mạng xã hội. Mạng xã hội càng ngày càng phát triển, người người nhà nhà đều dùng mạng xã hội. Đây cũng là phương thức khiến bạn tiếp cận các đối tượng khách hàng nhanh nhất. Bạn nên mua các gói quảng cáo với giá thành hợp lý trên Facebook, Instagram, ... Đây là loại hình quảng cáo tiết kiệm công sức và thời gian nhất hiện nay. Tiêu biểu là việc bạn biết đến một quán cà phê nào đó chỉ đơn giản bởi thấy một người bạn trong danh sách bạn bè trên facebook của bạn chụp ảnh check-in tại một quán cà phê nào đó và bạn cũng tò mò về không gian cũng như dịch vụ và chất lượng đồ uống tại đó mà tìm đến “thử để biết” đúng không nào?

Một số phương thức quảng cáo truyền thống cũng nên được áp dụng : phát tờ rơi quảng cáo, treo biển hiệu, poster, băng rôn. Đặc biệt, ngày nay chúng ta hay thấy những quán cà phê "hot khách" vẫn hay dùng một số phương thức tận dụng hiệu quả nguồn lực mình có: mời khách dùng thử miễn phí khi khai trương, phát voucher khuyến mại hoặc phát hành thẻ thành viên, thẻ VIP cho khách hàng thân thiết.

Marketing cho quán cafe là để tăng độ phủ sóng thương hiệu, nhằm thu hút sự quan tâm chú ý của mọi người, lúc đó sẽ giúp tăng lượng khách hàng. Nếu làm tốt và kết hợp tinh tế được những phương thức trên thì chắc chắn quán bạn sẽ thu hút không ít khách hàng tiềm năng.

Việc hiện thực hóa kế hoạch mở quán cafe sẽ đơn giản, dễ thực hiện hơn rất nhiều nếu bạn xác định được rõ ràng mục tiêu của mình. Lời khuyên của mình cho các bạn là hãy ngồi xuống, cầm bút và viết ra những gì bạn muốn đạt được đối với ý tưởng mở quán cafe lần này.

Mục tiêu mở quán cafe thường liên quan đến các vấn đề về thiết không gian, xây dựng hình ảnh quán, doanh số, lợi nhuận cần đạt, số lượng quán mở thêm.... Việc xác định mục tiêu cần tuân thủ các nguyên tắc thiết lập mục tiêu SMART (cụ thể, rõ ràng, thực tế, có thể đo lường được và có các mốc thời gian cụ thể để hoàn thành).

Địa điểm là yếu tố quan trọng quyết định 30% sự thành công của quán cafe. Trước khi đưa quyết định, hãy dành thời gian phân tích, xem xét các vấn đề sau: Vị trí mở quán có đủ rộng hay không? Có dễ để khách hàng nhìn và tìm thấy hay không? Chỗ đậu xe ở đâu? Lưu lượng, tần suất người qua lại ở từng thời điểm? Có nhiều quán cafe, đối thủ cạnh tranh xung quanh hay không?..

Các vị trí mặt bằng đẹp, tốt cho việc kinh doanh quán cafe là các ngã tư, khu gần các trường đại học, trung tâm mua sắm, tòa nhà văn phòng, khu dân cư đông đúc,...

Để có thể kinh doanh thành công, bạn cần tìm kiếm nhà cung cấp các nguyên liệu tốt, đáng tin cậy, phù hợp với mục tiêu kinh doanh của quán mình.

Tùy thuộc vào mục tiêu kinh doanh quán cafe của bạn (chỉ bán cafe hoặc bán kèm thêm trà, sinh tố, bánh ngọt, đồ ăn vặt,... ) mà bạn có thể lập danh sách nguyên liệu chính/phụ cần có và tìm kiếm các nhà cung cấp tương ứng.