Câu hỏi: Nêu khái niệm giao tiếp và phân loại giao tiếp?

Gợi ý trả lời:

Khái niệm:

• Giao tiếp là quá trình trao đổi thông tin, tình cảm, suy nghĩ; là quá trình nhận biết và tác động lẫn nhau trong quan hệ giữa người với người nhằm đạt đến một mục đích nhất định.

Phân loại:

• Phân loại giao tiếp có nhiều cách phân loại giao tiếp tùy theo những tiêu chuẩn khác nhau:
  • Dựa vào phương tiện giao tiếp:
    • Giao tiếp bằng ngôn ngữ: Con người sử dụng tiếng nói và chữ viết để giao tiếp với nhau. Đây là phương tiện giao tiếp chủ yếu của con người. Bằng ngôn ngữ, con người có thể truyền đi bất cứ một loại thông tin nào, như thông báo tin tức, diễn tả tình cảm, ám chỉ, miêu tả sự vật...
    • Giao tiếp phi ngôn ngữ: Con người giao tiếp với nhau bằng hành vi cử chỉ, nét mặt, ánh mắt, nụ cười, đồ vật…
  • Dựa vào khoảng cách:
    • Giao tiếp trực tiếp: Là loại giao tiếp giữa các cá nhân khi họ mặt đối mặt với nhau để trực tiếp giao tiếp.
    • Giao tiếp gián tiếp: Là loại giao tiếp được thực hiện thông qua một phương tiện trung gian khác như điện thoại, email, thư tín, Fax, chat…
  • Dựa vào tính chất giao tiếp:
    • Giao tiếp chính thức: Là loại giao tiếp khi các cá nhân cùng thực hiện một nhiệm vụ chung theo quy định.
    • Giao tiếp không chính thức: Là loại giao tiếp diễn ra giữa những người đã quen biết, hiểu rõ về nhau, không bị ràng buộc bởi pháp luật, thể chế, mang nặng tính cá nhân.
  • Dựa vào số người tham dự cuộc giao tiếp:
    • Giao tiếp cá nhân – cá nhân. Ví dụ: giao tiếp giữa sinh viên A và sinh viên B
    • Giao tiếp cá nhân – nhóm. Ví dụ: giao tiếp giữa giảng viên với lớp hoặc nhóm sinh viên
    • Giao tiếp nhóm – nhóm: giao tiếp trong đàm phán giữa đoàn đàm phán cuả công ty A và công ty B.

Câu hỏi: Nêu chức năng và vai trò của giao tiếp?

Gợi ý trả lời câu hỏi:

Chức năng truyền thông tin (thông báo):

• Chức năng này có cả ở người và động vật. Ở động vật, chức năng thông báo thể hiện ở điệu bộ, nét mặt, âm thanh (phi ngôn ngữ). Còn ở người, với sự tham gia của hệ thống tín hiệu thứ 2, chức năng thông tin, thông báo được phát huy tối đa, nó có thể tuyền đi bất cứ thông tin nào. Trong hoạt động chung, người này giao tiếp với người kia để thông báo cho nhau những thông tin giúp cho hoạt động được thực hiện một cách có hiệu quả.

Chức năng nhận thức:

• Giao tiếp là công cụ quan trọng giúp con người nhận thức về thế giới và về bản thân. Giao tiếp giúp cho khả năng nhận thức của con người ngày càng mở rộng, làm cho vốn hiểu biết, tri thức của con người ngày càng phong phú.

Chức năng phối hợp hành động:

• Trong một tổ chức thường có nhiều bộ phận với các chức năng và nhiệm vụ khác nhau. Để tổ chức hoạt động một cách thống nhất, đồng bộ, thì các bộ phận, thành viên trong tổ chức cần phải giao tiếp với nhau để phối hợp hành động cho có hiệu quả. Thông qua giao tiếp con người hiểu được những yêu cầu, mong đợi của người khác, hiểu được mục đích chung của nhóm trên cơ sở đó phối hợp với nhau cùng hoạt động nhằm đạt được mục đích chung.

Chức năng điều khiển, điều chỉnh hành vi (chỉ có ở người):

• Qua giao tiếp con người có thể nhận biết về thế giới, về người khác và về bản thân; biết được cái hay cá dở của bản thân cũng như những yêu cầu đòi hỏi của người khác, của xã hội trên cơ sở đó con người tự điều khiển, điều chỉnh bản thân cho phù hợp hơn. Chức năng điều khiển, điều chỉnh hành vi trong giao tiếp thể hiện khả năng thích nghi lẫn nhau, khả năng nhận thức và đánh giá lẫn nhau của các chủ thể giao tiếp. Mặt khác, nó còn thể hiện vai trò tích cực của các chủ thể trong giao tiếp.

Chức năng tạo lập mối quan hệ:

• Đối với con người, sự cô đơn, bị cô lập đối với những người xung quanh là một trong những điều đáng sợ nhất. Giao tiếp giúp cho con người tạo ra những mối quan hệ với người khác người.

Chức năng cân bằng cảm xúc:

• Mỗi chúng ta đôi khi có những cảm xúc cần được chia sẻ. Sung sướng hay đau khổ, vui hay buồn, hy vọng hay thất vọng đều muốn được chia sẻ cùng người khác. Chỉ có trong giao tiếp chúng ta mới tìm được sự đồng cảm, cảm thông và giải tỏa được cảm xúc của mình.
  

Chức năng hình thành và phát triển nhân cách:

• Trong giao tiếp con người lĩnh hội được kinh nghiệm xã hội, tâm hồn của con người trở nên phong phú, tri thức sâu sắc, tình cảm và thế giới quan được hình thành và phát triển. Thông qua giao tiếp những tiêu chuẩn đạo đức (tinh thần trác nhiệm, tính nguyên tắc, lòng vị tha...) không chỉ được thể hiện mà còn được hình thành. Cũng thông qua giao tiếp, con người được nhìn nhận, đánh giá từ đó mà có thể tự điều khiển điều chỉnh để tự hoàn thiện mình.

Câu hỏi: Nêu các hình thức và phương thức giao tiếp?

Gợi ý trả lời:

Hình thức giao tiếp:

• Giao tiếp trực tiếp: Giao tiếp trực tiếp là hình thức giao tiếp khi các chủ thể có nhau cầu giao tiếp với nhau họ gặp mặt trực tiếp nhau – mặt đối mặt để trao đổi thông tin, nhận thức, tác động lẫn nhau.
• Giao tiếp gián tiếp: Giao tiếp gián tiếp là hình thức giao tiếp thông qua các phương tiện hay yếu tố trung gian, giao tiếp gián tiếp rất đa dạng bao gồm nhiều hình thức khác nhau như: giao tiếp qua điện thoại, thư tín, email, chat, fax…

Phương tiện giao tiếp:

• Ngôn ngữ:
  • Ngôn ngữ nói: Ngôn ngữ nói được sử dụng nhiều trong giao tiếp, sau ngôn ngữ biểu cảm, đặc biệt là trong giao tiếp trực tiếp và giao tiếp qua điện thoại. Giao tiếp bằng ngôn ngữ nói có hiệu quả hay không phụ thuộc vào những yếu tố sau: Ngôn từ; Âm điệu, giọng nói; Tốc độ, cường độ nói; Phong cách nói; Cách truyền đạt
  • Ngôn ngữ viết: được dùng khi cần có sự rõ ràng minh bạch, cần lưu giữ lưu dài làm bằng chứng, hoặc không có điều kiện sử dụng ngôn ngữ khác. Chẳng hạn như văn bản pháp luật, biên bản, hợp đồng, hoá đơn, chứng từ, chứng nhận, thư từ, tài liệu, sách báo...
• Phi ngôn ngữ: Các yếu tố phi ngôn ngữ được sử dụng nhiều nhất trong giao tiếp, đồng thời là phương tiện đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình giao tiếp trực tiếp.
  • Ánh mắt phản ánh cá tính, trạng thái cảm xúc, bộc lộ tình cảm, tâm trạng và ướcnnguyện của con người ra bên ngoài.
  • Nét mặt biểu lộ thái độ, cảm xúc của con người. Ở con người, với mọi biểu hiện của cảm xúc, vui, buồn, giận hờn, căm tức, mệt mỏi…ta đều có thể thể hiện trên nét mặt.
  • Nụ cười cũng là một phương tịên giao tiếp lợi hại, một ngôn ngữ không lời cực kỳ độc đáo… Trong giao tiếp, người ta có thể dùng nụ cười để biểu lộ tình cảm, thái độ của mình.

Câu hỏi: Kỹ năng giao tiếp là gì? Có những nhóm kỹ năng giao tiếp nào?

Gợi ý trả lời:

Khái niệm:

• Kỹ năng giao tiếp là khả năng nhận biết nhanh chóng những biểu hiện bên ngoài và đoán biết diễn biến tâm lý bên trong của đối tác giao tiếp, đồng thời biết sử dụng phương tiện ngôn ngữ, phi ngôn ngữ, biết cách định hướng để điều khiển, điều chỉnh quá trình giao tiếp đạt hiệu quả.

Các nhóm kỹ năng giao tiếp:

• Nhóm kỹ năng định hướng: bao gồm:
  • Kỹ năng tri giác (quan sát): kỹ năng này được biểu hiện ở khả năng dựa vào tri giác ban đầu về các biểu hiện bên ngoài (như: Hình thức, động tác, ngôn ngữ, cử chỉ, điệu bộ và các sắc thái biểu cảm) mà phán đoán tâm lý. Người có kỹ năng giao tiếp tốt có thể dễ dàng phát hiện những diễn biến tâm lý
    của đối tượng giao tiếp.
  • Kỹ năng chuyển từ tri giác vào việc nhận biết các đặc điểm về nhu cầu, động cơ, sở thích, cá tính của đối tượng giao tiếp.
  • Rèn luyện các kỹ năng định hướng trong giao tiếp:
    • Hiểu rõ về các biểu hiện bên ngoài về “ngôn ngữ của cơ thể” mà nó nói lên cái tâm lý bên trong của họ.
    • Rèn luyện khả năng quan sát con người.
      
    • Biết tích lũy kinh nghiệm trong quá trình sống.
    • Quan sát thực nghiệm bằng các tranh ảnh, băng hình.
    • Tham khảo kinh nghiệm dân gian, hiểu biết về nhân tướng học cũng rất có ích
      trong việc định hướng.
• Nhóm kỹ năng định vị:
  • Là nhóm kỹ năng có khả năng xác định đúng vị trí giao tiếp để từ đó tạo điều kiện cho đối tượng chủ động. Thực chất đây là kỹ năng biết cách thu thập và phân tích, xử lý thông tin.
  • Nhóm này bao gồm:
    • Khả năng nhận biết vị trí trong giao tiếp
      
    • Khả năng xác định được không gian, thời gian giao tiếp phù hợp
    • Khả năng xác định nội dung giao tiếp
  • Rèn luyện các kỹ năng định vị:
    • Rèn tính chủ động và điều tiết các đặc điểm tâm lý của bản thân.
      
    • Đánh giá đúng thông tin của mình và của đối tượng giao tiếp.
• Nhóm kỹ năng điều khiển quá trình giao tiếp:
  • Biểu hiện ở khả năng lôi cuốn, thu hút đối tượng giao tiếp, biết duy trì hứng thú, sự tập trung chú ý của đối tượng.
  • Nhóm kỹ năng này bao gồm:
    • Kỹ năng làm chủ trạng thái cảm xúc, tình cảm khi tiếp xúc. Đó là khả năng tự kiềm chế, không thể hiên sự vui quá, buồn quá, sự thích quá hay không thích.
    • Kỹ năng làm chủ các phương tiện giao tiếp, trong đó chủ yếu là phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ...
  • Rèn luyện kỹ năng điều khiển quá trình giao tiếp:
    • Hiểu rõ đối tượng giao tiếp: Sở thích, thói quen, thú vui... của đối tượng giao tiếp.
    • Nâng cao trình độ văn hóa, trình độ lý luận, trình độ nghề nghiệp và bồi dưỡng phẩm cách của mình.
    • Luôn chân thành cư xử với người khác, cởi mở, tự tin, khôi hài, dí dỏm và cảm thông.
    • Luôn tự chủ, bao dung và độ lượng.
    • Phải biết tự kiềm chế bản thân. Trong bất kỳ tình huống nào cũng phải cân nhắc thận trọng lời nói, cử chỉ và hành động của mình.

Câu hỏi: Nêu những nguyên tắc và chuẩn mực trong giao tiếp xã hội? Trình bày kỹ năng chào hỏi trong giao tiếp.

Gợi ý trả lời:

Các nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp xã hội:

• Luôn quan tâm đến đối tượng giao tiếp
• Luôn tôn trọng đối tượng giao tiếp
• Luôn tìm ưu điểm ở đối tác giao tiếp; kịp thời khen ngợi họ
• Hãy đặt mình vào vị trí của đối tác giao tiếp để hiểu họ và chọn cách cư xử cho đúng mực.
• Sử dụng cách nói lịch sự, tế nhị; tránh dùng cách nói vỗ mặt, sỗ sàng, mỉa mai châm chọc người khác.
• Không nên chạm vào lòng tự ái của đối tác giao tiếp, khiến họ phải buồn lòng, đau khổ.
• Xử lý mọi vấn đề phải thấu tình, đạt lý
• Luôn giữ chữ tín

Các chuẩn mực trong giao tiếp xã hội:

• Tự trọng nhưng phải tôn trọng người khác
• Tin tưởng nhưng không cả tin
• Biết cách thể hiện mình, nhưng không nên hạ thấp người khác để tự đề cao mình
• Bộc trực, thẳng thắn, nhưng không được cẩu thả, bừa bãi
• Khiêm tốn, nhưng không giả dối
• Cẩn thận nhưng không quá cầu kỳ hoặc rập khuôn máy móc
• Nhanh nhẹn, hoạt bát nhưng không phải gặp đâu nói đấy, nói năng thiếu suy nghĩ làm người khác phải đau lòng
• Nghiêm khắc với mình, nhưng phải độ lượng với người khác

Kỹ năng chào hỏi trong giao tiếp:

• Chào hỏi là cử chỉ ban đầu khi gặp nhau hoặc khi kết thúc cuộc giao tiếp. Chào hỏi thể hiện thái độ, tình cảm của con người trong giao tiếp. Chào hỏi thể hiện sự quan tâm và tôn trọng của chúng ta đối với đối tác giao tiếp. Chào hỏi có tác dụng củng cố và duy trì mối quan hệ giữa hai bên.
• Nguyên tắc chào hỏi:
  • Cách xưng hô khi chào cần phải đúng chuẩn mực: Ví dụ: chào cô, chào chú hay chào chị, chào anh
  • Người được ưu tiên trong giao tiếp bao giờ cũng được người khác chào trước (người ít tuổi chào người nhiều tuổi, nhân viên chào thủ trưởng, người phục vụ chào khách, chủ nhà phải chào khách…)
  • Cách thức chào hỏi: Khi chào hỏi không chỉ sử dụng ngôn ngữ nói mà còn có thể kết hợp với các ngôn ngữ biểu cảm hoặc chỉ dùng ngôn ngữ biểu cảm. Có nhiều cách chào, tùy vào đối tượng và hoàn cảnh khác nhau mà có cách chào hỏi khác nhau