Việc luyện tập thói quen ghi chép giúp bạn thấy được rõ ràng bạn đã dùng thời gian như thế nào? Và từ đó tìm ra cách và thời điểm nào làm công việc gì là hợp lý nhất. Ghi chép giúp bạn nhớ được những việc bạn cần làm và nhiệm vụ của bạn lúc này là tập trung vào làm việc đó một cách tốt nhất.

Sau một thời gian khi bạn có thói quen ghi chép những công việc mình đã làm bạn chợt nhận ra rằng mình đã lãng phí một khoảng thời gian vô cùng lớn để làm những việc không đâu. Nếu bạn biết đến quy luật 80/20 thì bạn cũng sẽ biết được rằng 80% hiệu quả công việc đến từ 20% thời gian bạn làm công việc đó. Nghĩa là thật ra bạn chỉ cần khoảng 20% thời gian bạn dùng để làm công việc đó thì bạn đã hoàn thành 80% khối lượng công việc rồi, số còn lại là thời gian bạn lãng phí. Khi ghi chép thì bạn sẽ nhận ra điều bất cập này và từ đó có giải pháp điều chỉnh lại sao cho phù hợp.

Sở dĩ các bạn cảm thấy bản thân có quá nhiều việc để làm, thành ra là đang làm việc này lại cứ vội vội vàng vàng hoặc làm nửa chừng nhảy qua việc khác nhưng rốt cuộc việc nào cũng dở dang. Lý do đơn giản thôi, bạn không có một lịch làm việc cụ thể, có nghĩa là lập kế hoạch công việc các bạn cần làm trong một ngày để các bạn có thể yên tâm mà tập trung làm việc, không phải lo lắng. Khi bạn có một cuốn lịch ngày, tháng, năm thì nó giống như một cái la bàn, một người sếp của bạn vậy. Nó sẽ hướng dẫn cho bạn rằng bạn nên làm gì và bạn phải chịu trách nhiệm với người sếp này.

Do đó cuốn sổ tay kế hoạch hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng là điều tối quan trọng bạn cần phải có, nếu không thì bạn sẽ bị rối tung lên vì mớ công việc không rõ ràng... Lập kế hoạch còn giúp bạn tiết kiệm thời gain và không thể trì hoãn khi làm một công việc nào đó, giúp cải thiện mọi công việc của bạn trở nên hiệu quả và khoa học hơn.

Chúng ta thường có một thói quen sử dụng thời gian theo kiểu:

• Việc gấp làm trước việc quan trọng.
• Việc gì dễ làm trước khó để sau.
• Việc gì thích làm trước không thích làm sau.
• Việc gì đến trước làm trước.
• Chờ đến hạn cuối cùng mới làm.
• Việc nhỏ làm trước.

Đó cũng chính là lý do vì sao chúng ta thường không đủ thời gian để làm những việc mà lẽ ra ta cần làm. Một ngày bạn chỉ có 24h để thực hiện các công việc nên bạn cần chú ý học cách nói “không” với những điều không quan trọng hoặc có thể phá vỡ những kế hoạch mà bạn đã đề ra. Ví dụ tối nay bạn gái bạn rủ đi chơi, nhưng bạn cũng có kế hoạch học thuộc 5 câu giao tiếp tiếng anh tối nay (chẳng hạn) thì bạn sẽ chọn thực hiện công việc nào? Rõ ràng là bạn có thể chọn đi chơi với bạn gái, còn tiếng anh thì mai học cũng được, chẳng sao.

Hoặc bạn có thể chọn ở nhà học tiếng anh và hẹn bạn gái vào một dịp khác đúng không nào? Vậy làm sao để quyết định đây? Theo đó thì thứ tự ưu tiên cho công việc như sau:

• Việc quan trọng và cần thiết.
• Việc quan trọng nhưng không cần thiết.
• Việc cần thiết nhưng không quan trọng.
• Việc không cần thiết và cũng không quan trọng.

Quay trở lại ví dụ trên, để ra quyết định nhanh chóng bạn chỉ cần đặt câu hỏi: việc nào quan trọng hơn? Rồi tiếp theo đến câu hỏi. Việc nào cần thiết hơn? (nếu câu trả lời nhận được từ câu số 1 là như nhau) là bạn sẽ có được quyết định chỉ sau 30s. Sau khi ra quyết định thì hãy tự tin vào quyết định của mình và tập trung làm nó bạn nhé! Vì phân tâm thì bạn sẽ làm việc không hiệu quả đâu.

Chia nhỏ công việc và theo dõi dựa trên tiến độ. Một công việc to lớn luôn bao gồm những mảnh ghép nho nhỏ, hãy tách một chiếc ôtô ra thành 100 mảnh ghép. Công việc của bạn đơn giản chỉ là tách các mảnh ghép đó và hoàn tất từng mảnh ghép rồi lắp chúng lại với nhau thành một chiếc xe hoàn chỉnh. Nhớ rằng: luôn theo dõi tiến độ hoàn thành các mảnh ghép. Việc chia nhỏ còn có tác dụng giúp bạn làm việc nhanh hơn vì 2 lý do: thứ nhất là độ phức tạp của nó không quá lớn như công việc ban đầu, thứ hai là nó không làm ta choáng vì khối lượng quá lớn.

Phương pháp chia nhỏ công việc cần làm giúp bạn tập trung và chính xác hơn. Thông qua kết quả đạt được ở mỗi công việc nhỏ, bạn có thể nhanh chóng thấy được sự tác động của các yếu tố này tới công việc cuối cùng từ đó hình thành bài học cho các dự án tiếp theo của mình. Chia nhỏ công việc bạn sẽ cảm thấy mọi việc nhẹ nhàng và dễ dàng làm được hơn, đều đó cũng giúp bạn giảm căng thẳng, lo lắng với khối lượng công việc quá lớn.

Quản lý thời gian luôn đặt ra vấn đề: liệu bạn có kịp tiến độ, hãy tự tạo ra một cuộc đua với chính chiếc đồng hồ của bạn. Hãy luôn đặt câu hỏi, làm thế nào để được tốt hơn? Phải có một cam kết riêng dành cho bản thân mỗi khi bạn không hoàn thành tiến độ công việc đặt ra. Mức thưởng phạt sẽ là gì? Rõ ràng và cụ thể. Đừng tự cho mình cái quyền được dễ dãi với bản thân bạn nhé.

Ngoài ra, việc cam kết với công việc thể hiện bạn là một người có trách nhiệm. Khi gặp phải một việc khó bạn vẫn cố gắng làm chứ không bỏ cuộc giữa chừng. Ngoài ra, còn giúp bạn tự tạo động lực với bản thân khi làm việc. Có sự cam kết với công việc, cũng giống như sự kỷ luật là một trong những đức tính cần thiết và quý giá của bất kỳ cá nhân nào muốn thành công và đạt được mục đích trong công việc, không có sự cam kết và kỷ luật bạn cũng sẽ giống nhu một con diều đứt bị đứt dây không biết được gió cuốn mình đi về đâu. Không phải ai cũng có thể đạt được điều này một cách dễ dàng, hãy cố gắng từng chút một.

Làm khác đám đông một trong những ví dụ về việc đó như buổi sáng thay vì bạn đi làm vào lúc 6:30 (là giờ mọi người đổ nhau đi làm) thì các bạn có thể đi làm vào lúc 6:00 hoặc 7:00 để tránh giờ cao điểm kẹt xe. Như vậy bạn đã tiết kiệm được một khoảng thời gian không hề nhỏ. Các bạn nên cố gắng tránh những khung giờ mà mọi người đều đổ xô đi làm một việc nào đó, ví dụ như đi chợ, tại sao ta phải cứ đi chợ vào ngày thứ 7, chủ nhật để phải xếp hàng. Bạn có thể đi vào khung giờ khác nếu có thể. Tránh những gì đó mà đám đông người ta đang làm để mình có thể tiết kiệm tối đa thời gian.

Làm khác đám đông sẽ giúp bạn luôn có sự sáng tạo và khác biệt hơn trong công việc. Cùng một công việc nhưng bạn lại có những cách giải quyết khác so với những người khác nhưng phải hiệu quả hơn nhé. Qua đó, bạn có thể phát huy được năng lực của mình và và kiểm soát thời gian hiệu quả.

Sự trì hoãn nghĩa là hoãn lại công việc đáng lẽ phải hoàn thành trước tiên. Mặc dù nhiều người không thừa nhận điều này, nhưng quả thực nếu họ làm việc đúng giờ hơn, họ sẽ thu được nhiều hơn. Với nhiều người, việc “tạm gác” công việc sau này làm là một thói quen hơn là một…sở thích. Sở dĩ bạn trì hoãn công việc là vì công việc chưa đến thời hạn cuối, hay không có sẵn nguồn lực cần thiết. Nhưng chung quy lại sự trì hoãn nó chỉ mang lại cho bạn sự kém hiệu quả trong công việc, cũng như thời gian bị trôi qua một cách vô nghĩa. Vì vậy muốn quản lí thời gian tốt, bạn nhất định phải học cách vượt qua sự trì hoãn.

Hãy vượt qua sự trì hoãn mỗi ngày vì nó chính là nguyên nhân chính khiến bạn phí thời gian của mình. Thay vì một việc bạn chỉ cần làm trong 1 giờ đồng hồ, nhưng bạn trì hoãn đến 2, 3 giờ mới làm xong. Đây là thói quen không tốt cho công việc cũng như cuộc sống của bạn.

Ngày nay khi mà cuộc sống của chúng ta bị bủa vậy bởi công nghệ, khiến cho cuộc sống của một bộ phân đông đảo của chúng ta trở nên bị lên thuộc vào các sản phẩm công nghệ như smartphone. Một ngày thiếu internet đối với nhiều người giống như là thiếu khí thở vậy.

Không phủ nhận mặt tích cực mà công nghệ mang lại, điều đáng nói là phần lớn thời gian chúng ta sử dụng công nghệ để làm những việc tiêu phí thời gian mà không mang lại hiệu quả như tán gẫu, lướt facebook, tiktok, youtube,... mặc dù cũng chẳng để làm gì cả, chỉ như một thói quen.

Chính những thói quen ấy đang giết chết quỹ thời gian của chúng ta một cách vô ích. Vì vậy lời khuyên dành cho các bạn là hãy hạn chế đến mức tối đa khoảng thời gian dùng công nghệ lướt facebook, zalo ... Khi không cần thiết và dùng những quỹ thời gian đó làm những việc có ích hơn như đọc một cuốn sách, học tiếng anh. Hay đơn giản là tham gia một khóa học nào đó để trau dồi kĩ năng hay tập tành kinh doanh chẳng hạn. Nói chung đừng để thời gian trôi qua mà bạn không làm được việc gì.

Ở đất nước Israel hay Nhật Bản. Họ thường có thói quen mang theo 1 cuốn sách bên mình và lấy nó ra đọc khi đang chờ chờ đợi hay đi trên xe bus. Đó cũng là một trong số các nguyên nhân khiến 2 quốc gia này trở nên giàu có và thịnh vượng dù bị chiến tranh tàn phá.

Còn các bạn lúc đợi xe bus, hay ngồi trên xe bạn thường làm gì? Nhiều bạn thường lấy điện thoại ra lướt web, hay nghe nhạc, đó đã trở thói quen của các bạn trẻ nước ta. Các bạn đừng xem thường khoảng thời gian ngắn như vậy nhé. Một phép tính để bạn thấy: Mỗi ngày thời gian chờ đợi cho các thứ của bạn mất 30 phút = 0,5 giờ, một năm là 365 ngày tức là bạn mất 365*0,5=182,5 giờ.

Đủ thời gian để bạn đọc 25 cuốn sách. 1 năm thời gian các bạn lãng phí để chờ đợi thì người ta đã học được một lượng kiến thức khổng lồ rồi đấy. Họ hơn chúng ta chỉ là vì họ biết tận dụng tối đa thời gian rảnh thôi. Quản lý tốt thời gian rảnh của bạn chính là một trong những cách kiểm soát thời gian đấy.

Đây là công việc có lẽ dễ làm nhất trong 10 công việc\đã liệt kê ra trên đây, các bạn biết không, những người thành công thường có thói quen thức dậy rất sớm. Các CEO nổi tiếng thường bắt đầu một ngày mới của mình từ lức 3h-6h sáng. Ngoài những lợi ích đối với vấn đề sức khỏe thì dậy sớm còn giúp chúng ta có thêm thời gian để làm việc, thật tuyệt vời biết bao khi ngày mới của bạn bắt đầu từ lức 5h sáng thay vì 6h như thói quen thường ngày của bạn. Đó là khoảng thời gian của riêng bạn, không có ai quấy rầy, mỗi ngày bạn thức dậy sớm trước 1h đồng hồ so với người khác đồng nghĩa với 1 tuần bạn có thêm 7h đồng hồ nhiều hơn người khác, chẳng khác nào 1 tuần của bạn có 8 ngày cả.

Ngoài ra khoảng thời gian sáng sớm cũng là khoảng thời gian đầu óc bạn tỉnh táo nhất, lúc này nếu bạn đọc một cuốn sách thì bạn cũng sẽ nhớ lâu hơn, hiệu quả làm việc trong ngày cũng tăng lên đáng kể. Vì vậy nếu bạn không chịu thức dậy sẵn sàng cho ngày mới sẽ bỏ lỡ rất nhiều cơ hội quý giá.