Bạn hãy luôn nhớ khách hàng luôn là thượng đế, là đối tượng và là chủ thể mà chúng ta phục vụ. Chính vì thế, bạn hãy cố gắng không để phạm những sai lầm khi chăm sóc khách hàng, hãy biết nói cảm ơn và xin lỗi. Ngoài lắng nghe bạn cũng cần trả lời nhanh những thắc mắc của khách hàng. Khi họ đã tin và tìm đến bạn nghĩa là họ mong được phục nhanh nhất và tốt nhất.

Vì vậy hãy trả lời cho họ ngay khi bạn nhận được câu hỏi bằng bất kỳ hình thức nào nào như: Trực tiếp, Fax, email, điện thoại…Hãy tạo cho khách hàng một cách làm việc thoải mái và dễ chịu nhất. Như vậy, chắc chắn bạn sẽ có một cách thuyết phục hiệu quả nhất đối với họ, công việc của bạn cũng sẽ suôn sẻ hơn rất nhiều.

Làm nghề chăm sóc khách hàng bạn cũng cần phải biết lắng nghe và hãy chắc chắn rằng mỗi lời nói của khách hàng đều được bạn nghe cẩn thận để biết họ đang cần gì, họ hài lòng hay không hài lòng điều gì về sản phẩm của bạn, khi đó bạn sẽ có cách khắc phục để dịch vụ, sản phẩm của bạn tốt hơn và làm hài lòng khách hàng hơn.

Lắng nghe khách hàng luôn là một yếu tố quan trọng để giúp bạn có thể nắm bắt được họ muốn gì, nhu cầu của họ là gì, như thế nào. Lắng nghe khách hàng giúp bạn có thể hoàn thành và trả lời câu hỏi của mình một cách tốt nhất. Hãy tập trung lắng nghe và cố gắng trả lời một cách tốt nhất những gì mà họ đặt ra.

Nếu không có sự thấu hiểu tâm lí khách hàng thì bạn sẽ không thể làm nghề này được. Bạn phải hiểu mỗi khách hàng sẽ có những tâm lí, cảm xúc và những băn khoăn khác nhau. Tuy nhiên, tất cả họ đều mong muốn có một chất lượng quản lí tốt nhất. Vì thế, hãy nắm bắt và hiểu được tâm lí của họ để cùng chia sẻ, cùng cảm thông và trò chuyện với họ như những người bạn chứ không phải là mối quan hệ khách quan khách hàng - tư vấn nữa.

Bạn phải biết được rằng mỗi khách hàng sẽ có những suy nghĩ và yêu cầu khách nhau, hãy hiểu được tâm lý chung này sau đó dần dần tìm hiểu những mong muốn riêng của họ, khi đó bạn sẽ dễ dàng tư vấn và thuyết phục họ tin vào sản phẩm, dịch vụ của bạn hoặc công ty bạn.

Đây là kĩ năng cần thiết với bất cứ ngành nghề nào, đặc biệt là ngành nghề về chuyên viên chăm sóc khách hàng. Bạn không thể dành thời gian quá nhiều để chăm sóc một khách hàng này mà quên đi hay sao lãng, không quan tâm nhiều tới một khách hàng khác, như vậy bạn sẽ làm cho khách hàng không hài lòng về thời gian và cách làm việc của bạn.

Hãy đảm bảo phục vụ một cách hiệu quả và trước hết, phải là một người biết cách phân bổ và xử lí thời gian một cách hiệu quả và tốt nhất.

Khi các khách hàng nói chuyện với bạn, họ muốn nhận được những phản hồi tích cực, những câu trả lời chính xác, nhẹ nhàng và chân thành. Việc làm này là rất quan trọng và thiết thực. Vì vậy, đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng của bạn cần có vẻ mặt, giọng nói, hành động,…thể hiện được sự thân thiện, nhẹ nhàng, dễ thương giúp khách hàng cảm thấy hài lòng và thoải mái.

Thân thiện luôn giúp cho khách hàng của bạn cảm thấy thấy thoải mái và cảm thấy dễ chịu nhất có thể khi bạn phục vụ. Khách hàng sẽ cảm thấy rất hài lòng về bạn khi bạn thể hiện sự gần gũi, thân thiện như một người bạn đồng hành, như một người chia sẻ thông tin nhiều hơn là một người tư vấn viên.

Bạn hãy xây dựng lòng tin của khách hàng đối với mình ngay từ đầu. Bởi một khi đã có được lòng tin của khách hàng, bạn hoàn toàn có thể chinh phục ngay cả những khách hàng khó tính. Muốn có được lòng tin thì bạn trước hết phải là một người có trách nhiệm.

Bạn không thể bỏ mặc khách hàng với những thông tin chia sẻ của mình. Hãy biết nhận lỗi khi mình sai và biết cám ơn khi khách hàng đồng ý. Hãy chịu trách nhiệm với những gì mà mình quản lí, khi ấy bạn sẽ gây dựng được niềm tin nơi khách hàng.

Trong quá trình sử dụng sản phẩm, dịch vụ sẽ không tránh khỏi những hỏng hóc hay lỗi phát sinh. Và điều mà khách hàng cần khi liên hệ tới bộ phận CSKH đó là muốn được doanh nghiệp bạn hỗ trợ kiểm tra, xử lý, cải thiện vấn đề của họ một cách nhanh nhất có thể. Hãy thường xuyên trao đổi và tương tác với những khách hàng tiềm năng của mình.

Bạn có thể dùng những cách thức liên lạc qua Gmail, điện thoại hay qua tin nhắn để duy trì mối quan hệ và tạo độ tin cậy, mong muốn của mình với khách hàng. Điều này sẽ làm cho khách hàng cảm thấy yên tâm và dễ chịu với những sự tận tâm và quan tâm của bạn. Chắc chắn họ sẽ tin tưởng và sử dụng sản phẩm của bạn lâu dài.

Tâm lý khách hàng thường không thích nghe những câu mang tính khẳng định, gay gắt trái ngược với ý muốn của họ như “không” hay “việc này không thực hiện được”. Tuy nhiên, bạn cũng cần hạn chế nói “có” hoặc thực hiện răm rắp theo những điều họ yêu cầu. Vì vậy nên việc xử lý tình huống trong quá trình chăm sóc khách hàng đòi hỏi bạn phải là một người tinh tế, nhạy bén, năng động và linh hoạt trong cách nắm bắt tâm lý khách hàng.

Công việc này đòi hỏi bạn cần có sự nhanh nhạy và linh hoạt trong tư duy và thao tác. Bất cứ tình huống nào yêu cầu bạn đặt ra đều có thể xử lí được. Điều này giúp bạn có khả năng xử lí và giải quyết những vấn đề ngay cả khó nhất mà khách hàng đặt ra cho bạn, bạn cần đặt mình vào mọi hoàn cảnh, ngay cả những hoàn cảnh khó khăn nhất để giải quyết tốt nhất những vấn đề phát sinh đối với khách hàng, để đảm bảo phục vụ một cách hiệu quả và tối ưu nhất đối với khách hàng của bạn.

Đồng cảm với khách hàng là điều mà một chuyên viên chăm sóc khách hàng cần phải có. Bởi chỉ có đồng cảm bạn mới có thể lắng nghe và hiểu được nguyện vọng của họ, đừng vì cái tôi cá nhân mà bỏ rơi khách hàng khi họ đang cần tới bạn. Đương nhiên khách hàng biết rằng doanh nghiệp bạn sẽ có rất nhiều khách hàng khác, không chỉ riêng mình họ. Mặc dù vậy, họ chỉ thực sự yêu thích sản phẩm và muốn gắn bó lâu dài với công ty bạn nếu bạn làm cho họ cảm thấy mình thực sự quan trọng và được tôn trọng.

Bởi hơn lúc nào hết họ cần có người lắng nghe những suy nghĩ, ý kiến và phản ánh của họ về dịch vụ của công ty bạn. Thay vì đổ thêm dầu vào lửa, bạn hãy tìm cách xoa dịu họ bằng những lời nói nhẹ nhàng, ân cần. Khách hàng dù khó tính đến đâu cũng sẽ bỏ qua những sai sót nếu bạn biết đồng cảm với họ.

Đội khi khách hàng sẽ ném cho bạn những “quả bóng” thật lắc léo Có thể các vấn đề đó bạn chưa được đào tạo bao giờ hoặc bạn cũng không thể ngờ rằng khách hàng lại phản ứng như vậy. Dù gì đi nữa, thì mọi thứ nằm trong suy nghĩ và hành động của bạn, hãy thực hiện một cách tốt nhất. Và điều này sẽ là bài học rất tốt cho bạn trong các tình huống tương tự về sau.

Khi gặp vấn đề khó xử, hoặc ngoài khả năng xử lý bạn không nên quá máy móc trả lời khách hàng như kiểu “không”, “có thể”, “cho chúng tôi thời gian”… Khách hàng họ muốn được giải quyết vấn đề nhanh nhưng tất nhiên là phải có lợi cho mình, vì vậy thay vì vòng vo hay từ chối thẳng thừng bạn hãy linh hoạt đưa ra cho họ những lựa chọn có lợi cho họ nhưng vẫn đảm bảo lợi ích cho bạn. Đó mới thật sự là một chuyên gia chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp trong thời đại hiện nay.